在ERP系统中首先建立的是人文件。每位和我们的公司有联系的人都应该被存储到ERP系统中,例如我们公司的雇员,客户和供应商等。然后他们就可以被指派任务,连接到不同组织,和营销活动建立联系等。这样,人文件就可以根据我们公司的运作需求进行管理。
本章中,VIFIB有它的雇员(角色“内部人员”)--进行公司产品/服务生产的软件开发工程师,安装电脑硬件的技术人员,公司经理,会计以及人事管理经理等。VIFIB有它的客户(角色“客户”)--他们购买主机容量来供自己使用或者通过自己的SlapOS平台销售出去,或者需要为自己开发的软件获得软件证书。VIFIB有它的供应商(角色“供应商”)--他们提供计算机容量以及主机空间,或者提供软件许可证以及软件集成服务。VIFIB也和记者(角色“媒体”)以及社保中心(角色“行政机构”)有联系。
ERP5中,有两个原则用于识别人。首先,人的角色需要区别开。在向ERP系统输入每一个人文件时,我们必须将客户与供应商以及公司雇员区分开。同时,在必要的情况下,我们还需要为同一个人赋予多个角色。例如,一个VIFIB客户在购买大容量主机空间供其零售使用的同时也通过SlapOS平台向VIFIB提供计算机空间,这样他就同时是VIFIB的供应商。因此该人同时拥有客户和供应商角色(在同一个人文件中)。其次,人文件必须时唯一的。一旦我们在ERP系统中输入一个人文件,我们就要保证在任何地方都可以轻松检索和使用该文件(例如设置联系)。如果我们建立了相同名字的多个人文件(例如两个人文件“人1--客户”,“人1--供应商”),这样我们就无法在今后文件间设置联系等操作中运用这些文件,这就背离了ERP系统的设计原则。